Nicho Escuela › Blog › Precios y propuestas
Envié la cotización y nadie responde: calendario de seguimiento
· Equipo de Nicho Escuela
¿Cuándo y cómo dar seguimiento a una cotización que no responden?
Pide una fecha de decisión al entregar la cotización y escribe un calendario: confirmar recibo a los dos días, aportar algo útil hacia el quinto, preguntar si sigue vigente hacia el décimo y cerrar con un mensaje de despedida amable hacia el día veinte. Cada mensaje trae un dato nuevo o una pregunta fácil de responder, nunca un «¿viste mi correo?».
La cotización de Jimena lleva once días en el limbo del doble check azul: visto, no respondido. Es arquitecta en Córdoba, un personaje de ejemplo, y envió una propuesta para remodelar una cocina y una terraza. La visita fue buena, el cliente asentía, dijo «me gusta mucho». Y desde entonces, nada.
Lo peor no es el silencio sino lo que provoca. Jimena escribe «Hola, ¿pudiste ver mi propuesta?», lo borra porque suena a ruego, y vuelve a mirar el teléfono. Se puede hacer algo más ordenado.
¿Por qué tanta gente deja de responder después de decir que le gustó?
No siempre es un «no». Muchas veces es la vida: el cliente consulta con su pareja, le llegó un gasto, no entendió una parte y le da pena preguntar, o simplemente la propuesta se perdió bajo cuarenta mensajes. El silencio es una señal ambigua, y por eso hay que darle al cliente una manera fácil de responder, incluso para decir que no.
Por eso el seguimiento no se improvisa. Se decide antes, el mismo día que envías.
¿Qué dejo acordado antes de enviar la cotización?
Una sola cosa: la fecha en que vamos a hablar de esto. Al terminar la visita o la llamada, Jimena puede decir:
Te envío la propuesta esta tarde. ¿Te parece si la vemos juntos el jueves a las 5 y resuelvo cualquier duda?
Con esa frase, el seguimiento ya no es perseguir: es una cita ya puesta. Y si el cliente no puede dar una fecha, eso también es información.
¿Qué escribo en cada paso, día por día?
Un calendario de veinte días, con un propósito distinto en cada mensaje:
Día 0, envío. Cotización con alcance, exclusiones, cronograma, pagos y validez. En el cuerpo del mensaje, la fecha de la cita acordada.
Día 2, confirmación de recibo. Sin presionar.
Hola. Solo confirmo que te llegó la propuesta completa, con los planos. Cualquier parte que no quede clara, me dices.
Día 5, aportar algo. Un dato útil, no una insistencia. Quizá el cliente mencionó que le preocupaba el polvo en la casa.
Estuve pensando en lo que comentaste del polvo. Te cuento cómo lo manejamos en obras con la casa habitada: aislamos con plástico, limpiamos al cierre de cada día y trabajamos por zonas.
Día 10, pregunta fácil. Una que se conteste con una palabra.
¿Esta propuesta sigue siendo lo que buscas, la ajustamos, o prefieres dejarla para más adelante? Cualquiera de las tres me sirve para organizar mi agenda.
Día 20, cierre amable.
Entiendo que quizá no es el momento. Dejo la propuesta archivada y vigente hasta fin de mes. Si más adelante quieres retomarla, escríbeme y la actualizamos.
Fíjate en que ningún mensaje pregunta «¿ya lo viste?». Cada uno trae algo o hace una pregunta cuya respuesta cabe en una línea. Y el último deja la puerta abierta sin dejarte esperando.
¿Cuántas cotizaciones tengo que enviar para cerrar las obras que necesito?
Aquí entra la tasa de cierre: de las cotizaciones que envías, cuántas se firman. Es una cuenta de dos líneas. Digamos que en los últimos meses Jimena envió 12 propuestas y cerró 3. Eso es 3 entre 12, un 25 %.
- Si quiere cerrar 2 proyectos al mes, necesita enviar unas 8 cotizaciones (2 dividido entre 0,25).
- Si logra subir su tasa de cierre al 33 % (4 de 12), le bastan 6.
No sirve para castigarte, sino para saber dónde mirar. Si envías pocas, el problema es de entrada de proyectos. Si envías muchas y cierras pocas, quizá sea de propuesta, de precio o de a quién se la envías. Anotar fecha, cliente, monto y resultado en una hoja basta para empezar. Si las respuestas que más ves son pedidos de rebaja, te servirá cómo manejar una petición de rebaja.
¿Y si después del día 20 sigue sin responder?
Entonces ya hiciste lo que te tocaba. Esa propuesta cuenta como «sin respuesta» en tu hoja y tu energía vuelve a otras conversaciones. Si ese silencio viene de un cliente al que ya le prestaste un servicio y no te paga, es otra historia, que se trata en qué hacer cuando el cliente deja de responder.
Si alguna vez la propuesta vuelve a la vida, será porque dejaste la puerta abierta con elegancia. Y la próxima visita puede arrancar mejor si preparas bien esa primera llamada con el cliente, porque cuanto más claro queda el problema desde el inicio, más fácil es que la cotización se firme.
Los nombres, las situaciones y las cifras de este artículo son ejemplos para explicar la idea; no son casos reales.