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Vendo bien y nunca hay dinero en la cuenta: dónde se va
· Equipo de Nicho Escuela
¿Por qué vendo bien y aun así no tengo dinero en la cuenta?
Porque vender no es lo mismo que tener el dinero. Entre la venta y tu cuenta hay tres desvíos habituales: lo que compraste de más y duerme en el estante, lo que sacaste para tus gastos personales y lo que tus clientes todavía no te pagan. Un flujo de caja semanal de diez minutos muestra cuál de los tres te está vaciando.
Pongamos a Graciela, que hace cosmética natural en Mendoza (personaje inventado, igual que sus números). En octubre vendió 4.000 dólares, su mejor mes. El día 31 abrió la cuenta y había cero. Había empezado el mes con 1.200.
Lo primero que pensó fue que sus precios estaban mal. Antes de tocar un solo precio, conviene hacer una pregunta más barata: si el negocio ganó, ¿dónde quedó lo ganado?
¿Dónde se fue el dinero de un mes que sí ganó?
Graciela se sentó con su cuaderno y puso todo en una lista:
| Lo que pasó en octubre | Dólares |
|---|---|
| Ventas del mes | 4.000 |
| De esas ventas, lo que todavía le deben (tiendas que pagan a 30 días) | 900 |
| Insumos que compró (manteca, aceites, frascos) | 2.600 |
| Insumos que realmente usó en lo que vendió | 1.600 |
| Otros gastos (envíos, etiquetas, una feria) | 400 |
| Lo que sacó para su casa | 1.300 |
Primero, la ganancia de verdad: 4.000 de ventas, menos 1.600 de insumos usados, menos 400 de gastos, da 2.000. El negocio ganó. Lo que pasó es que esos 2.000 no llegaron enteros a la cuenta:
- 1.000 quedaron en el estante (compró 2.600 y usó 1.600).
- 900 siguen en manos de las tiendas.
- 1.300 los sacó ella.
Haz la resta: 2.000 menos 1.000, menos 900, menos 1.300, son 1.200 de menos. Justo lo que tenía al empezar. La cuenta no mentía: el dinero estaba repartido en otros sitios.
¿Se me quedó el dinero dormido en el estante?
La señal: compras insumos «porque estaban en oferta» o «por si acaso», y cuando abres el armario hay frascos y mantecas para tres meses. Cada frasco guardado es plata que no puedes usar para pagar el alquiler del local.
La prueba rápida: por cada insumo grande, cuenta cuántas semanas de producción tienes guardadas. Si es mucho más de lo que tarda tu proveedor en entregarte, hay dinero de sobra durmiendo.
Lo que cambia las compras es un punto de reorden: pides cuando quede lo que vas a gastar mientras llega el pedido, más un colchón. Si usas 5 kilos de manteca por semana, tu proveedor tarda dos semanas y quieres una semana de margen, pides cuando queden 15 kilos. Ni antes ni después.
¿Me lo llevé yo sin darme cuenta?
La señal: no tienes un monto fijo para ti. Sacas lo que hace falta cada día, para el súper, para la cuota del colegio, para un antojo. Es normal, y por eso nadie lo ve.
La prueba: suma lo que sacaste en el mes y compáralo con la ganancia. Si sacaste más de lo que ganó el negocio, el negocio se está comiendo a sí mismo. En el caso de Graciela, 1.300 contra 2.000: no sacó más de lo que ganó, pero fue la salida más grande del mes, y sin una cifra acordada con ella misma puede comerse el negocio cuando el mes sea flojo. Aquí está el paso a paso de cómo separar el dinero personal del dinero del negocio.
¿Me lo deben a mí?
La señal: vendes a tiendas, a consignación o «te pago el mes que viene», y nadie recuerda con exactitud quién debe cuánto desde cuándo. El dinero existe, pero no es tuyo todavía, y tus proveedores no aceptan «a fin de mes me pagan».
La prueba: escribe en una hoja cada cliente que te debe, el monto y el día en que debía pagarte. Si te cuesta hacerla, ya tienes tu respuesta, y armar la lista de lo que te deben es una tarea de una tarde.
¿Cómo veo mi caja en diez minutos cada semana?
Los tres desvíos se ven mejor semana a semana que mes a mes, porque un mes entero esconde el hueco. Cada lunes, cuatro líneas:
- Cuánto hay en caja y en la cuenta hoy.
- Cuánto espero cobrar esta semana, con nombre y monto.
- Cuánto tengo que pagar esta semana: proveedores, alquiler, mi retiro.
- Cuánto debería quedar el domingo (1 más 2 menos 3).
Digamos que Graciela empieza una semana con 1.200, espera cobrar 600 y debe pagar 900 (500 al proveedor, 100 de envíos y 300 para su casa). Termina con 900. Perfecto. La semana siguiente tiene 900, espera cobrar 200 y le vencen 1.500: terminaría en negativo. Pero lo ve con siete días de ventaja: puede mover un pedido, pedir que le adelanten un pago o posponer una compra. Sin esas cuatro líneas, lo habría descubierto el viernes, con el proveedor en la puerta.
Ninguna de las tres fugas es un fracaso de tu negocio. Son lo que le pasa a cualquier taller que crece antes de tener una forma de mirar su propio dinero. Y mirar tu dinero cuesta diez minutos a la semana, que es poco para poder volver a lo que sí querías hacer: las cremas.
Los nombres, las situaciones y las cifras de este artículo son ejemplos para explicar la idea; no son casos reales.