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No sé quién me debe ni cuánto: arma tu lista de cobros hoy
· Equipo de Nicho Escuela
¿Cómo llevar la cuenta de quién me debe y cuánto si todo está en WhatsApp?
Dedica una tarde a reunir cada trabajo cobrado a medias en una sola hoja con seis columnas: cliente, concepto, fecha de vencimiento, monto, abonos y saldo. Ordénala por días de atraso y suma por tramos de 30 días. Con esa foto ya sabes cuánto te deben y a quién escribir mañana; después solo hay que actualizarla cada semana.
Tomás, consultor en Asunción (un personaje de ejemplo), cree que le deben «unos mil y pico». Esa es toda su contabilidad de cobros. Las facturas están a medias en el correo, los acuerdos de pago viven en tres chats y hay un trabajo que cobró con transferencia, o eso cree.
Si te suena, para ordenarlo no hace falta un sistema contable. Hace falta una tarde de cuatro horas o menos, un archivo y ganas de mirar el número de frente. Aquí va el plan, con los tiempos de Tomás.
¿Qué hago en la primera media hora?
Reúne, sin ordenar todavía. Abre una hoja de cálculo vacía (o un cuaderno) y recorre las tres fuentes donde suelen esconderse las deudas:
- Tu WhatsApp: busca palabras como «factura», «te pago», «transferí», «la semana que viene».
- Tu correo enviado: filtra por cotizaciones y facturas.
- Tu memoria: ese trabajo que hiciste «de palabra» y todavía no cobraste.
Anota cada uno en una línea, aunque te falte algún dato. La meta de esta media hora es sacar a la superficie todo lo que está pendiente, no que quede bonito.
¿Qué columnas necesita la hoja?
Seis. Más es tentación de perderse.
| Cliente | Concepto | Venció el | Monto | Abonos | Saldo |
|---|
El saldo es monto menos abonos. Si no recuerdas la fecha de vencimiento, usa la del trabajo entregado más el plazo que ofreciste. Y si no sabes si te pagaron algo, revisa tu banco antes de escribirle al cliente: pocas cosas dan más pena que reclamar algo que ya cobraste.
Al terminar esta parte (45 minutos más) tendrás una lista. Todavía no tienes una foto.
¿Cómo la convierto en una foto que se entienda?
Añade una columna con los días de atraso (hoy menos la fecha de vencimiento) y agrúpalos en cuatro tramos: hasta 30 días, de 31 a 60, de 61 a 90 y más de 90. Es el mismo orden que usan los contadores, porque las deudas se parecen a la fruta: cuanto más tiempo pasan en la mesa, peor se ven.
Digamos que la lista de Tomás quedó así:
| Cliente | Saldo | Días vencido | Tramo |
|---|---|---|---|
| Una cooperativa | 900 | 12 | 0 a 30 |
| Una ferretería | 400 | 25 | 0 a 30 |
| Un taller (pagó 250 de 500) | 250 | 38 | 31 a 60 |
| Una clínica | 600 | 47 | 31 a 60 |
| Una distribuidora | 750 | 70 | 61 a 90 |
| Un restaurante | 300 | 115 | más de 90 |
Suma por tramos:
- Hasta 30 días: 900 más 400, igual a 1.300 dólares.
- De 31 a 60: 250 más 600, igual a 850.
- De 61 a 90: 750.
- Más de 90: 300.
Total: 1.300 más 850 más 750 más 300 son 3.200 dólares. Muy lejos de «unos mil y pico». Eso es lo que más sorprende a quien lo hace por primera vez, y está bien: por fin tienes el dato real.
¿Y ahora a quién le escribo primero?
Aquí viene lo que le da sentido a toda la tarde: tres nombres para mañana, no treinta. Una regla útil es empezar por los saldos grandes de los tramos medios (en el ejemplo, la clínica y la distribuidora): todavía son recuperables y pesan en tu caja. Los de menos de 30 días reciben un recordatorio neutro. El de más de 90 es una conversación aparte, con una propuesta de pago en partes.
Para los mensajes, en qué decir cuando te da vergüenza cobrar están escritos palabra por palabra. Y si alguien del tramo viejo ya no contesta, esta escalera con fechas te dice cuándo dejar de insistir.
¿Cómo evito volver a perder la cuenta?
Dos hábitos de cinco minutos:
- Cada vez que facturas, agrega la línea a la hoja en ese momento, no al final del mes.
- Cada viernes, actualiza abonos y días de atraso, y reordena. Si usas Google Sheets, hay fórmulas que calculan la antigüedad por ti.
Tomás hizo todo en una tarde y se encontró con una conversación pendiente que llevaba tres meses evitando. Lo que no ordenaste se parece mucho a lo que no quieres mirar; cuando lo ordenas, deja de pesar tanto.
Los nombres, las situaciones y las cifras de este artículo son ejemplos para explicar la idea; no son casos reales.